Apa Itu Petty Cash, Fungsi, dan Contoh Laporannya
Petty cash adalah kas kecil untuk operasional harian. Pelajari fungsi, jenis, cara kelola, hingga contoh laporan petty cash di sini.
Pernah dengar istilah petty cash? Dalam dunia bisnis, istilah ini sering muncul, terutama di bagian keuangan perusahaan. Walaupun namanya terdengar rumit, sebenarnya konsepnya sederhana dan sangat relevan untuk kebutuhan operasional sehari-hari. Bayangkan saja, dari beli alat tulis kantor, ongkos kirim dokumen, sampai kebutuhan kecil lainnya, semua bisa dicover lewat dana ini. Mulai dari pengertian, fungsi, sampai contoh laporan petty cash, memahami hal ini penting agar pengelolaan keuangan tetap efisien, transparan, dan bebas ribet.
Baca juga: Apa Itu Rekening Dormant dan Dampaknya pada Keuangan
Apa Itu Petty Cash?
Secara sederhana, petty cash adalah dana kas kecil yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran rutin atau mendadak dalam jumlah kecil. Contohnya, beli ATK (alat tulis kantor), membayar ongkos kirim dokumen, hingga kebutuhan sederhana seperti isi ulang galon untuk kantor.
Kenapa disebut kas kecil? Karena jumlahnya memang terbatas dan penggunaannya khusus untuk keperluan operasional sehari-hari, bukan transaksi bernilai besar. Biasanya, petty cash dikelola oleh seorang kasir atau staf administrasi, yang bertugas menjaga, mencatat, dan melaporkan setiap pengeluaran agar tetap transparan. Dengan cara ini, dana kecil sekalipun bisa diawasi penggunaannya, sehingga perusahaan tetap disiplin dalam mengatur cash flow.
Fungsi Petty Cash dalam Perusahaan
Ada beberapa fungsi utama petty cash dalam bisnis, meliputi:
1. Mempermudah transaksi kecil
Nggak perlu repot mengajukan pembayaran keuangan pusat hanya untuk beli pulpen atau bayar parkir. Dana kas kecil bikin transaksi sederhana bisa langsung dibereskan tanpa birokrasi panjang.
2. Menghemat waktu
Proses reimburse ke pusat keuangan biasanya makan waktu dan butuh persetujuan berlapis. Dengan petty cash, kebutuhan mendesak, seperti beli toner printer yang tiba-tiba habis, bisa langsung dipenuhi.
3. Mencatat detail pengeluaran operasional
Walaupun nilainya kecil, pengeluaran rutin seperti ini kalau ditotal bisa lumayan besar. Laporan petty cash membantu perusahaan melihat pola pengeluaran, sehingga mudah dievaluasi untuk efisiensi ke depan.
4. Kontrol biaya
Karena ada batasan nominal, petty cash membuat perusahaan lebih disiplin. Setiap pengeluaran dicatat, sehingga kecil kemungkinan ada biaya “bocor” serta tidak terkontrol.
Baca juga: Apa itu Aset? Ini Pengertian, Jenis, Sifat, & Contohnya
Jenis-Jenis Petty Cash
Dalam praktiknya, ada dua sistem utama yang biasa dipakai perusahaan untuk mengelola petty cash:
1. Imprest System
Ini sistem paling umum. Jumlah petty cash selalu dikembalikan ke saldo awal setiap kali dilakukan pengisian ulang. Misalnya, saldo awal Rp1.000.000, lalu dalam sebulan terpakai Rp750.000. Saat isi ulang, kasir akan meminta Rp750.000 agar saldo kembali ke Rp1.000.000.
- Kelebihan: lebih mudah mengontrol pengeluaran karena saldo selalu stabil.
- Kekurangan: perlu pencatatan ketat agar tidak ada transaksi terlewat.
2. Fluctuating System
Pada sistem ini, saldo petty cash bisa berubah-ubah sesuai kebutuhan. Jadi, jika awalnya Rp1.000.000 lalu bulan depan ditambah Rp500.000, maka saldo bisa jadi lebih besar dari bulan sebelumnya.
- Kelebihan: lebih fleksibel, cocok untuk perusahaan dengan kebutuhan kecil bervariasi.
- Kekurangan: lebih sulit diprediksi karena jumlah saldo tidak tetap.
Memahami jenis petty cash ini membantu perusahaan memilih sistem paling sesuai dengan skala dan ritme operasionalnya.
Contoh Laporan Petty Cash
Supaya lebih jelas, berikut gambaran sederhana format laporan petty cash yang biasa dipakai di perusahaan:
| Tanggal | Keterangan | Nominal (Rp) | Saldo (Rp) |
| 01/09 | Saldo awal | – | 1.000.000 |
| 02/09 | Beli ATK | 150.000 | 850.000 |
| 04/09 | Ongkos kirim dokumen | 50.000 | 800.000 |
| 06/09 | Isi ulang galon | 30.000 | 770.000 |
Format laporan ini biasanya berisi tanggal transaksi, deskripsi pengeluaran, nominal yang dikeluarkan, dan saldo akhir setelah transaksi tersebut dicatat. Dengan cara ini, semua pihak bisa melihat dengan jelas ke mana aliran dana petty cash digunakan.
Misalnya:
- Pada tanggal 02/09, perusahaan membeli ATK senilai Rp150.000. Saldo petty cash otomatis berkurang dari Rp1.000.000 menjadi Rp850.000.
- Di tanggal 04/09, ada kebutuhan mendesak untuk ongkos kirim dokumen. Karena nominalnya kecil (Rp50.000), transaksi ini bisa langsung diambil dari petty cash tanpa menunggu persetujuan panjang.
- Lalu di tanggal 06/09, kantor perlu isi ulang galon air seharga Rp30.000. Saldo kas kecil pun kembali berkurang menjadi Rp770.000.
Dari tabel ini, terlihat jelas bagaimana setiap pengeluaran kecil tercatat dengan rapi dan transparan. Walaupun jumlahnya tidak besar, laporan petty cash memberi gambaran akurat tentang biaya operasional harian yang sering terlewat kalau tidak dicatat. Transparansi ini penting banget untuk mencegah kebocoran dana, sekaligus jadi bahan evaluasi apakah biaya kecil bisa lebih dihemat di bulan berikutnya.
Tips Mengelola Petty Cash dengan Efektif
Agar petty cash benar-benar bermanfaat dan tidak jadi sumber masalah, ada beberapa tips praktis yang bisa diterapkan:
- Tentukan batas nominal
Sesuaikan besaran petty cash dengan kebutuhan bulanan. Jangan terlalu kecil hingga sering habis, tapi juga jangan terlalu besar hingga rawan disalahgunakan. - Tunjuk penanggung jawab yang jelas
Biasanya staf administrasi atau kasir. Pastikan hanya ada satu orang yang memegang akses utama, untuk menghindari kebingungan dan tumpang tindih pencatatan. - Gunakan bukti transaksi untuk semua pengeluaran
Struk, nota, atau voucher petty cash wajib dilampirkan agar setiap transaksi bisa dipertanggungjawabkan. - Catat segera setiap transaksi
Jangan tunggu sampai akhir hari atau akhir minggu. Catatan real-time lebih akurat dan mengurangi risiko lupa. - Lakukan rekonsiliasi rutin
Minimal seminggu sekali, cocokkan saldo fisik dengan laporan catatan. Hal ini penting untuk memastikan tidak ada selisih. - Evaluasi pola pengeluaran
Dari laporan petty cash, perusahaan bisa melihat pengeluaran mana paling sering terjadi. Data ini berguna untuk budgeting bulan berikutnya atau bahkan mencari alternatif penghematan.
Dengan manajemen yang baik, petty cash adalah alat sederhana namun efektif untuk mendukung kelancaran operasional sekaligus menjaga keuangan tetap sehat.
Baca juga: Pengertian Wanprestasi, Akibat, dan Penyelesaiannya
Kenapa Perlu Petty Cash yang Tertata?
Kebayang nggak kalau perusahaan nggak punya kas kecil yang rapi? Setiap beli barang kecil-kecilan harus ajukan keuangan pusat, proses jadi ribet dan memakan waktu. Atau kalau ada petty cash tapi nggak tercatat, risiko salah hitung sampai kebocoran dana bisa bikin cash flow berantakan.
Dengan sistem tertata, petty cash adalah solusi praktis agar perusahaan tetap efisien sekaligus disiplin. Transparansi dan pencatatan yang baik bikin setiap rupiah bisa dipertanggungjawabkan, memudahkan audit internal, dan menjaga kepercayaan manajemen terhadap tim keuangan.
Kesimpulan
Singkatnya, petty cash adalah kas kecil yang disiapkan perusahaan untuk transaksi harian dengan nominal terbatas. Walaupun terlihat sepele, fungsi petty cash sangat besar dalam menjaga efisiensi dan transparansi keuangan. Dengan pencatatan yang rapi, perusahaan bisa mengontrol biaya operasional lebih baik sekaligus mencegah kebocoran dana.
Kalau ditarik ke level pribadi, konsep ini juga relevan. Punya sistem “kas kecil” harian serta manajemen keuangan yang sehat bisa bantu kamu lebih disiplin dalam mengatur pengeluaran. Untungnya, sekarang ada tools seperti Skorlife yang membuat pengelolaan keuangan pribadi jadi lebih gampang, transparan, dan terkontrol. Mulai dari memantau penggunaan kartu kredit, mengecek riwayat kredit, sampai melihat peluang pengajuan kredit disetujui, semuanya bisa dilakukan dalam satu platform. Dengan begitu, kamu bisa lebih percaya diri dalam mengambil keputusan finansial, baik untuk kebutuhan harian maupun tujuan jangka panjang.
