Account Payable adalah: Definisi, Proses, dan Manfaatnya

Account payable adalah utang usaha jangka pendek. Pelajari definisi, proses, tantangan, hingga tips pengelolaannya di sini.

Kalau kamu punya bisnis, istilah account payable hampir pasti akan sering kamu temui. Banyak orang mungkin masih bingung: account payable adalah apa, sih? Apakah ini sama dengan utang biasa, atau ada bedanya?

Jawabannya: account payable adalah utang usaha jangka pendek yang harus dibayar perusahaan kepada pihak lain, biasanya supplier atau vendor, atas barang atau jasa yang sudah diterima, tapi belum dilunasi.

Singkatnya, ini adalah “tagihan bisnis” yang muncul ketika perusahaan melakukan pembelian kredit. Meski kedengarannya seperti beban, sebenarnya account payable justru bisa jadi alat penting untuk mengatur cash flow dan menjaga kepercayaan mitra bisnis.

Baca juga: Apa Itu Rekening Giro dan Apa Fungsinya?

Definisi Account Payable dalam Bisnis

Secara formal, account payable adalah kewajiban jangka pendek yang tercatat di laporan keuangan perusahaan sebagai bagian dari liabilitas lancar (current liabilities).

Contoh sederhananya:

• Sebuah toko retail membeli stok barang dari supplier senilai Rp50 juta dengan syarat pembayaran 45 hari.
• Selama periode 45 hari itu, Rp50 juta tersebut tercatat sebagai account payable dalam laporan keuangan toko.

Menurut laporan PwC, lebih dari 82% transaksi B2B global masih menggunakan kredit pembayaran. Artinya, sistem account payable bukan hanya “istilah akuntansi”, tapi sudah jadi fondasi dalam operasional bisnis sehari-hari.

Proses Account Payable: Dari Invoice hingga Pembayaran

Biar lebih jelas, mari kita bedah proses account payable tahap demi tahap.

1. Penerimaan Barang atau Jasa
   Supplier mengirim barang/jasa sesuai pesanan. Biasanya disertai dengan invoice atau faktur tagihan.
2. Verifikasi Invoice
   Bagian keuangan memeriksa kesesuaian data: jumlah barang, kualitas, harga, hingga tanggal jatuh tempo.
3. Pencatatan Utang Usaha
   Setelah validasi, kewajiban dicatat dalam sistem akuntansi sebagai utang usaha (account payable).
4. Persetujuan Internal
   Dalam perusahaan besar, biasanya ada proses approval dari manajer atau direktur keuangan sebelum pembayaran dilakukan.
5. Pembayaran
   Ketika jatuh tempo, perusahaan melunasi kewajiban sesuai kesepakatan: transfer bank, cek, atau metode pembayaran lain.

📊 Fun Fact: Menurut Deloitte, perusahaan yang sudah mengotomatiskan sistem account payable mampu mengurangi kesalahan input hingga 75% dibandingkan yang masih manual.

Baca juga: Blacklist BI Checking: Arti, Cara Cek, dan Tips Merhindari

Manfaat Account Payable untuk Bisnis

Mengelola account payable dengan baik punya banyak manfaat, bukan cuma sekadar menghindari denda keterlambatan. Berikut beberapa di antaranya:

1. Menjaga Hubungan dengan Supplier

Supplier lebih percaya pada perusahaan yang disiplin bayar. Ini bisa membuka peluang negosiasi harga atau prioritas pengiriman barang di masa depan.

2. Optimalkan Arus Kas (Cash Flow)

Karena pembayaran dilakukan di kemudian hari, perusahaan punya ruang untuk memutar uang lebih dulu. Misalnya, modal bisa digunakan untuk operasional atau investasi jangka pendek.

3. Efisiensi Biaya

Manajemen account payable yang baik bisa membantu perusahaan terhindar dari biaya tambahan, seperti bunga keterlambatan atau penalti.

4. Data untuk Perencanaan Keuangan

Catatan utang usaha bisa jadi dasar strategi. Dari sini, manajemen bisa memperkirakan kebutuhan modal kerja, menyusun jadwal ekspansi, atau bahkan memutuskan kapan harus mencari pinjaman tambahan.

Tantangan dalam Pengelolaan Account Payable

Tentu saja, tidak semua bisnis berhasil mengelola account payable dengan mulus. Justru di sinilah banyak perusahaan tersandung. Beberapa masalah yang sering muncul antara lain:

1. Terlambat Membayar Supplier
   Kadang karena lupa, atau memang tidak ada sistem pengingat jatuh tempo. Akibatnya, hubungan dengan supplier bisa renggang, bahkan perusahaan bisa kehilangan kepercayaan atau terkena denda keterlambatan.
2. Invoice Ganda atau Salah Pencatatan
   Bayangkan kalau ada ratusan invoice masuk tiap bulan, risiko salah input atau pembayaran ganda jadi tinggi. Selain merugikan secara finansial, masalah ini bikin laporan keuangan jadi berantakan.
3. Kurangnya Transparansi Cash Flow
   Tanpa catatan yang rapi, manajemen sulit tahu berapa total utang yang harus dibayar dalam waktu dekat. Akhirnya, keputusan bisnis seperti belanja stok atau investasi bisa salah perhitungan karena tidak punya data real-time.

📊 Faktanya, menurut survey Ardent Partners 2023, lebih dari 30% bisnis kecil di Asia Tenggara masih mengandalkan Excel manual untuk mengelola utang usaha. Sekilas terlihat sederhana, tapi cara ini rawan error, memakan waktu, dan sulit dipantau kalau bisnis makin berkembang.

👉 Inilah kenapa banyak perusahaan mulai beralih ke software akuntansi atau sistem ERP untuk memastikan proses account payable lebih efisien, transparan, dan minim kesalahan.

Tips Mengelola Account Payable dengan Lebih Efektif

Baik kamu pebisnis maupun individu, prinsip manajemen utang usaha bisa dipraktikkan dengan cara berikut:

1. Gunakan Sistem Otomatis

Jangan lagi hanya mengandalkan catatan manual. Pakai software akuntansi atau aplikasi keuangan yang bisa langsung mencatat transaksi, mengirim pengingat, bahkan menyiapkan laporan. Dengan sistem otomatis, risiko lupa bayar atau salah input bisa jauh berkurang.

2. Tetapkan Prioritas Pembayaran

Tidak semua kewajiban punya dampak yang sama. Dahulukan pembayaran untuk supplier utama, listrik, gaji karyawan, atau kewajiban yang berkaitan langsung dengan kelancaran operasional bisnis. Dengan begitu, bisnis tetap bisa jalan meski arus kas sedang ketat.

3. Buat Pengingat Jatuh Tempo

Jangan mengandalkan ingatan saja. Gunakan kalender digital, reminder otomatis di aplikasi, atau bahkan integrasi dengan email agar selalu ingat kapan pembayaran harus dilakukan. Langkah sederhana ini bisa mencegah denda dan menjaga hubungan baik dengan supplier.

4. Review Secara Berkala

Luangkan waktu tiap minggu atau bulan untuk memeriksa kembali laporan utang usaha. Dari sini, kamu bisa melihat apakah ada pembayaran yang mendekati jatuh tempo, invoice yang terlewat, atau bahkan peluang untuk negosiasi ulang dengan supplier.

Dari Account Payable Bisnis ke Account Payable Pribadi

Kalau di bisnis ada account payable, dalam kehidupan pribadi kita juga punya “versi mini”-nya: tagihan kartu kredit, cicilan kendaraan, atau KPR. Prinsipnya sama: ada kewajiban jangka pendek yang harus dibayar tepat waktu.

👉 Nah, di sinilah Skorlife bisa bantu kamu.

• Dengan SkorPintar, kamu bisa kelola semua kartu kredit di satu portal, lengkap dengan pengingat jatuh tempo.
• Lewat fitur Cek Riwayat Kredit, kamu bisa tahu kondisi kesehatan finansialmu.
• Ada juga fitur Peluang Pengajuan Kredit untuk bikin kamu lebih percaya diri saat ajukan pinjaman.
• Plus, ada rekomendasi manajemen keuangan yang membantu bayar tunggakan dan atur budget lebih sehat.

Dengan kata lain, Skorlife bisa jadi “account payable manager” pribadi kamu.

Account payable adalah kewajiban jangka pendek yang muncul dari pembelian barang atau jasa dengan sistem kredit. Jika dikelola dengan baik, account payable bukan hanya sebatas utang, melainkan bisa menjadi alat strategis untuk menjaga hubungan bisnis dengan supplier, mengoptimalkan arus kas perusahaan, sekaligus membantu perencanaan keuangan jangka panjang. 

Baik dalam konteks bisnis maupun kehidupan pribadi, mengatur kewajiban finansial secara tertib akan membuat langkah kita lebih percaya diri. Jadi, yuk biasakan mengelola utang usaha ataupun tagihan pribadi dengan cara yang lebih rapi dan terstruktur.